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Geração de Valor via Análise do Uso de Software

Análise da Situação


Perfil do Cliente
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O cliente em questão é uma empresa de serviços públicos de médio porte com cerca de 1.500 colaboradores e mais de 550.000 usuários; a qual será mantida sob anonimato, durante a apresentação dos resultados desta prova de conceito (POC), em razão da assinatura do respectivo Acordo de Confidencialidade. A prova de conceito foi realizada em conjunto com as equipes de Gestão de Ativos de TI, Finanças e Compras.


Cenário Original
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Historicamente, os departamentos de Compras e de TI têm enfrentado dificuldades para administrar e otimizar o seu portfólio de software; em decorrência da falta de:l
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  • Uma solução de Business Intelligence projetada para o gerenciamento de ativos de software e redução de custos;
  • Relatórios de Inventário completos e precisos com todos os ativos de software instalados em cada dispositivo;  
  • Mecanismos para medição do uso efetivo de software (incluindo aplicações virtualizadas e baseadas na Web);
  • Controle sobre o impacto do custo total de software com base na demanda e respectivos padrões de uso.


Acredita-se que o desenvolvimento deste cenário esteja muito relacionado à natureza distribuída do ambiente, aos processos de aquisição e implantação de software tradicionalmente adotados e às limitações técnicas ora observadas para o gerenciamento dos custos de TI.
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Fatores-Chaves

O resultado da análise do cenário original, balanceando-se a relação entre a otimização dos custos relativos aos ativos de TI e a consideração dos aspectos relevantes para a operação, destaca os seguintes fatores-chave para o negócio:

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  • Preservação da produtividade dos usuários: assegurar que os usuários de desktops tenham exatamente o software, e as respectivas licenças de uso, que eles precisam; nem mais nem menos. Instalar, sempre que possível, visualizadores gratuitos (viewers), em substituição às licenças de uso da versão completa do software, para os usuários cujos padrões de utilização sejam restritos à leitura (read-only); 
  • Redução da demanda pelo suporte de TI: aprimorar a comunicação interna e minimizar a complexidade dos chamados de suporte técnico através da otimização do portfólio de software de acordo com o seu respectivo uso. Implantar procedimentos, na área de compras de TI, os quais garantam suporte exclusivo às aplicações homologadas com uso comprovado pelos colaboradores;
  • Redução do risco de inconformidade: monitorar a conformidade, garantir que os padrões de uso estão alinhados com as políticas de licenciamento e reduzir eventuais impactos com auditoria de software (compliance);
  • Otimização dos custos relativos a TI: identificar, conferir transparência e reduzir o desperdício dos recursos de TI; incluindo licenças de uso de software e custos de manutenção.


Prova de Conceito

O cliente definiu os seguintes objetivos fundamentais para a Prova de Conceito (POC):
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  • A solução de software deverá ser capaz de prover informações confiáveis sobre o que está instalado e o que está sendo utilizado em cada dispositivo de acesso da empresa (endpoints);
  • A solução de software deverá ser capaz de prover uma plataforma de informações, compartilhável entre as equipes responsáveis pelas aquisições (procurement), infraestrutura e operações de TI, voltada à monitoração do uso efetivo dos ativos, garantia de conformidade (compliance), automação de inventários de software ou hardware e à contenção de custos;
  • A solução de software deverá ser implantada sem causar impacto negativo para os colaboradores, parceiros e clientes da empresa;
  • A proposição de valor relativa à otimização dos custos relativos aos ativos de TI, mediante revisão da estratégia de licenciamento de uso do software e corte de gastos desnecessários, deverá se mostrar significativamente válida;
  • A solução de software deverá ser capaz de prover informações que proporcionem economias futuras.


Escopo

A solução da Scalable Software foi instalada na rede da empresa e monitorou 933 máquinas (cerca de 62% do acervo de computadores) durante o período de 30 dias. Os resultados apresentados baseiam-se no inventário e nos padrões de uso efetivo obtidos a partir dos dispositivos de acesso às aplicações (endpoints); incluindo desktops, notebooks e servidores com sistemas operacionais da família Microsoft Windows.
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As seguintes aplicações foram designadas como alvo durante a Prova de Conceito:
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  • Aplicações de Negócios: Oracle, Hummingbirdi, Lotus Notes e AutoCAD;
  • Aplicações Desktop: Microsoft Office, MS Visio e MS Project;
  • Aplicações Web: Peoplesoft e Oracle Financials.


Resultados

  • A oportunidade para redução do desperdício de recursos mediante a otimização do licenciamento de uso de software é enorme. Dentre as instalações de software designadas como alvo durante a Prova de Conceito, observou-se que 30% delas estavam sendo subutilizadas (em alguns casos sequer chegaram a ser utilizadas). 
  • É possível realizar uma economia futura de US$ 450.000 nos próximos 3 anos. Considerando-se o acervo completo de máquinas da empresa e o valor de mercado dos ativos de TI analisados durante a Prova de Conceito, a projeção de economia, decorrente da otimização dos custos sugerida, supera US$ 450.000 ao longo de 36 meses. 
  • A solução da Scalable Software se mostrou capaz de prover uma compreensão confiável do que estava instalado e do que estava sendo usado em cada máquinas. Ou seja, todas as aplicações instaladas, ou em uso, foram identificadas mesmo sem que houvesse a necessidade de designá-las como alvo. 
  • A solução da Scalable Software foi instalada sem qualquer impacto negativo sobre a operação. De acordo com os dados obtidos, houve 100% de sucesso na implantação da solução de software sem relatos de impacto negativo sobre o tráfego na rede ou sobre o acesso às aplicações pelos usuários finais. 
  • A solução da Scalable Software se mostrou capaz de prover uma plataforma de informações compartilhável entre as equipes responsáveis pelas aquisições, infraestrutura e operações de TI. Demonstrou-se que os relatórios podem ser configurados para atender às funções e/ou necessidades específicas dos usuários e que as informações em questão também podem ser facilmente exportadas. Além disso, alguns módulos e informações relativos ao gerenciamento de ativos foram compartilhados entre as equipes responsáveis pelas aquisições, infraestrutura e operações de TI.


Conclusão

A empresa estimou um retorno sobre o investimento (ROI), com base nos dados obtidos durante a Prova de Conceito e após a implantação da solução da Scalable Software em nível corporativo, de até 4 vezes o valor investido em menos de 12 meses.

Assim, a questão “será que devemos fazer isso?” passou a ser “em quanto tempo conseguimos fazer isso?”. Além disso, comprovou-se que é uma boa prática abordar a otimização dos custos como um processo de melhoria contínua que aprimore a comunicação e o potencial de colaboração entre as equipes responsáveis pelas aquisições, infraestrutura e operações de TI.

Esta Prova de Conceito forneceu evidências de que a solução da Scalable Software pode fazer com que as promessas de otimização de custos relativos aos ativos de TI se tornem realidade – cortando, radicalmente, os gastos desnecessários para financiar inovações de caráter estratégico.

Scalable Software

Dentre as instalações de software designadas como alvo, durante a POC, observou-se que 30% delas estavam sendo subutilizadas ou sequer haviam sido usadas.

Cliente

É possível realizar uma economia de US$ 450,000 ao longo de 3 anos e atingir o ROI esperado em um prazo inferior a 12 meses ao se adotar a solução da Scalable Software em nível corporativo.

Administrador de Sistemas de TI

"As informações relativas à utilização das aplicações combinadas com os dados referentes ao licenciamento de uso nos ajudaram a revelar gastos excessivos com software.”

     

"Os relatórios fornecidos pela solução da Scalable Software nos permitiram ver que a maioria das licenças de Project e de Visio 2007/2010 instaladas não estavam sendo utilizadas.”

     

"Ter a capacidade de analisar a tendência de uso das aplicações nos permitirá suspender gastos desnecessários e reciclar as licenças de uso de software não utilizadas.”

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